Необходимость передавать документы в государственные архивные может появиться в разных ситуациях, но чаще всего возникает при ликвидации и банкротстве фирмы. Это непростой период для компании, поэтому хлопоты, связанные с передачей бумаг, зачастую разумнее переложить на плечи профессионалов, которые быстро и эффективно проведут эту работу. Тем не менее, знать о том, как происходит эта процедура и какие документы подлежат передаче на государственное хранение, стоит. Подробную информацию вы можете найти на странице http://pga-spb.ru/peredacha-dokumentov-v-gos.arhivy, а мы предоставим краткие сведения для ознакомления.
Какие бумаги нужно сдавать?
Чаще всего при ликвидации компании требуется передать в государственные архивы документы по личному составу организации. Архивной обработке подлежат:
- приказы по личному составу – о приеме, переводе, увольнении, поощрении и т.д.;
- трудовые договоры;
- договоры подряда;
- личные карточки Т-2;
- лицевые счета;
- расчетные ведомости.
Кроме того, необходимо подготовить и ряд других документов, необходимых для проведения подготовки. Речь об этом пойдет ниже.
Как подготовить бумаги к передаче в государственные архивы?
Для того, чтобы ваши документы приняли в государственные архивные фонды, важно провести полную архивную обработку бумаг. То есть сдать их – это не просто собрать и принести, это выбрать необходимое, правильно отсортировать, провести обработку, каталогизировать, составить научно-справочный аппарат.
Важно помнить, что государственные архивы очень строго подходят к правильной обработке, поэтому те бумаги, которые не соответствуют требованиям, могут просто не принять и отправить на доработку. Это еще одна причина, по которой многие руководители предпочитают сразу же довериться профессионалам.
Для подготовки потребуются следующие документы:
- устав компании;
- все решения и протоколы о создании, ликвидации, переименования и других подобных решениях;
- все правоустанавливающие документы: ОГРН, ЕГРЮЛ, ИНН, КПП и т.д.
При проведении архивной обработки нужно опираться на «Основные правила работы архивов организаций», документ, утвержденный Решением Коллегии Росархива 06.02.2002.
Куда сдавать бумаги?
Чтобы определить, куда именно нужно сдавать документы, важно руководствоваться требованиями действующих законов, нормативных и правовых актов. К примеру, в Петербурге документы, как правило, сдают в СПб ГУ «Центральный государственный архив Санкт-Петербурга» (ЦГА СПб), Центральный государственный архив документов по личному составу ликвидированных государственных предприятий, учреждений, организаций Санкт-Петербурга (ЦГАЛС СПб) и Отдел по работе с нотариальными документами.